Organiser une balade

Organiser une balade ça peut paraître simple. C'est en partie vrai, mais il y a quelques paramètres à prendre en compte et pour les participants qui ne l'ont jamais fait, j'espère que ce petit article leur permettra de comprendre les obligations et les contraintes auxquelles "l'organisateur" est confronté.

Ca commence simplement, on a une idée de balade, des lieux que l'on aime bien et qu'on a envie de faire partager aux copains, pour le plaisir de rouler ensemble et de se retrouver. Jusque là tout va bien. On fixe une date, on demande au chef de l'inscrire au calendrier du forum et il n'y a plus qu'à attendre les inscriptions. On fixe ou pas un nombre limite de participants et pendant que tranquillement les inscriptions se font, on fait des reconnaissances sur le terrain. Route (état, circulation, travaux, manifestations ce jour là etc...), coins pour s'arrêter, coins pittoresques, recherche d'un ou plusieurs restaurants et aussi parfois recherche d'un hôtel ou d'un hébergement. Tout cela prends du temps, tout cela représente des km, un certain coût, tout cela demande du travail.

Lorsque le nombre d'inscrits est atteint, on commence les démarches auprès des restaurateurs et des hôteliers que l'on a trouvé.

Ca se passe en principe comme cela : "Bonjour M. le restaurateur, le XX du mois de XXX, j'ai l'intention de venir chez vous avec quelques amis, nous seront 20, 30 ou 40 personnes et nous aimerions manger pour un prix moyen de X euros. Qu'avez vous à me proposer ?".

Lorsque que ce  commerçant à envie de travailler (ce qui n'est pas toujours le cas) une conversation constructive s'engage, débouchant sur une proposition de menus, accompagné du prix envisagé. Généralement ce gentil commerçant fait une ou plusieurs offres + un geste commercial du genre je vous offres les cafés, ou l'apéro ou les vins seront compris etc... . Généralement on conclu le marché et un acompte est versé. le restaurateur demande qu'une petite semaine avant la dite date, le choix du menu soit arrêté ainsi que le nombre exact de couvert.
Chez l'hôtelier, ça ce passe quasiment de la même façon, une fois le marché conclu, il y a souvent là aussi un p'tit geste commercial, un acompte de versé (logique, lorsqu'on bloque tout ou partie de la capacité d'accueil de l'hôtel, il faut une certaine garantie de part et d'autre).
Dans tous les cas, on prendra soin d'avoir un devis (cosigné), ça peut éviter d'avoir des mauvaises surprises.

A ce stade là tout va bien, mais maintenant, il faut commencer à demander une avance aux participants et c'est là que ça peut se compliquer.

Pourquoi demander une avance voir le paiement complet des dépenses qui seront faites.??
Plusieurs raisons :

D'abord il est beaucoup plus pratique et rapide pour le commerçant comme pour tout le monde de n'avoir qu'un seul interlocuteur financier, ça évite que quelques étourdis partent sans payer, ça évite que le serveur qui ne sait pas bien compter fasse des erreurs sur ceux qui ont déjà payé ou pas et enfin ça évite une queue de plusieurs dizaines de minutes pour que chacun puisse s'acquitter de son du. (tout ça c'est du vécu et de l'expérience).

l'autre raison, c'est que le GO, lorsqu'il règle plusieurs centaines voir plus d'un millier d'euros, les banques dont la particularité est de débiter plus vite votre compte que de le créditer des chèques que vous y avez déposé, peuvent vous causer quelques déboires et le mieux est d'éviter les soucis avec cette charmante et au combien serviable agence bancaire.

Là ou ça peut devenir ennuyeux, c'est lorsque des participants décident pour une raison quelconque, aussi valable soit elle, d'annuler leur participation ou simplement changer d'avis plusieurs fois sur leur participation. Il faut alors reprendre contact avec les commerçants concernés pour arranger la sauce. Il est bien évident que si à quelques jours de la date vous dites à l'hôtelier : " en fait je ne vous prends plus 20 chambres mais 10 seulement ", il y a de fortes chances d'une part qu'il vous prenne pour une rigolo et que le geste commercial prévu, passe à la trappe. Ce qui peux remettre en cause le prix que vous demandez aux autres.

Et avec le restaurateur, si vous lui téléphonez tous les jours pour annuler des participants, puis en rajouter, puis en enlever etc etc…. vous obtiendrez le même résultat. Vous n'êtes plus crédible, et les prestations risquent ne plus être à la hauteur de ce qu'on vous avez promis. Un cuisinier qui doit nourrir 30 personnes voir plus avec un menu particulier ne fait pas ses courses et ne passent pas ses commandes la veille pour lendemain.

Ne serait-ce que par politesse et/ou par respect envers le travail de ses personnes (Y compris du GO) dans la mesure du possible on respecte ses engagements.  Je suppose qu'aucun participant n'accepterait après avoir fait plusieurs centaines de km pour faire une prometteuse balade, qu'on lui dise à l'arrivée. « Ben non en fait, j'ai changé d'avis, la balade est annulée ».

 C'est dans cet état d'esprit et avec la bonne volonté de tous, que certains membres du forum pourront continuer à proposer des belles balades dans la convivialité, la bonne humeur  et la joie d'être ensemble avec pour seul souci la météo du lendemain.

Et surtout n'oubliez pas qu'un GO, ne gagne rien à organiser une balade, à part la joie de revoir ses potes.

 Un GO ne sait pas si sa balade est réussie en lisant les formules de politesses ou de remerciement souvent sincères que les participants font au retour, il ne le sait que lors de la prochaine balade qu'il organise, si les mêmes reviennent, c'est gagné.

Je sais que tout cela n'avait pas besoin d'être dit, mais pour paraphraser une personne de ma connaissance : "c'est mieux en le disant "

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 Si vous avez des commentaires à faire sur ce que je viens d'écrire, il y a de la place pour ça ici.

Merci de m'avoir lu.



17/04/2012
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